SUPERVISI

Pengertian Supervisi

Supervisi diadopsi dari bahasa Inggris "supervision" yang berarti pengawasan atau kepengawasan. Secara morfologissupervisi berasal dari kata super yang berarti atas, lebih dan visi, berarti penglihatan, atau pandangan. Seorang supervisor memiliki kelebihan dalam banyak hal, seperti penglihatan, pandangan, pendidikan, pengalaman, kedudukan dan sebagainya.

Definisi supervisi telah dirumuskan oleh para ahli, antara lain:

1.      Soekarto

Supervisi adalah suatu usaha menstimulasi, mengkoordinasi dan membimbing secara kontinyu pertumbuhan guru-guru sekolah, baik secara individual maupun secara kelompok, agar lebih mengerti, dan lebih efektif dalam mewujudkan seluruh fungsi pengajaran, sehingga dengan demikian mereka mampu dan lebih cakap berpartisipasi dalam masyarakat demokrasi modern.

2.      Subari

Supervisi adalah prosedur memberi arah serta mengadakan penilaian secara kritis terhadap proses pengajaran.

3.      Soewadji Lazaruth 

Supervisi adalah bantuan untuk mengembangkan situasi belajar-mengajar yang lebih baik.

4.      Ahmad Rohani dan Abu Ahmadi 

Supervisi adalah suatu program yang berencana untuk memperbaiki pengajaran.

Tujuan Supervisi:

Mengembangkan situasi belajar dan mengajar yang lebih baik. Jadi pengawasan bertujuan untuk mengadakan evaluasi, yaitu untuk pengukuran kemajuan sekolah.

Perbaikan dan perkembangan proses belajar mengajar secara total, ini berarti tujuan supervisi tidak hanya untuk memperbaiki mutu mengajar guru, tapi juga membina pertumbuhan profesi guru dalam arti luas, termasuk di dalamnya pengadaan fasilitas-fasilitas, pelayanan kepemimpinan dan pembinaanhuman relation yang baik kepada semua pihak yang terkait.

Prinsip-Prinsip Supervisi

Seorang pemimpin pendidikan yang berfungsi sebagai supervisi dalam melaksanakan supervisi hendaknya bertumpu pada prinsip supervisi sebagai berikut:

1)      Ilmiah, yang mencakup unsur-unsur:

a)      Sistematis, berarti dilaksanakan secara teratur, terencana dan

kontinyu.

b)      Obyektif artinya data yang didapat berdasarkan pada observasi nyata,  

bukan tafsiran pribadi.

c)      Menggunakan alat yang dapat memberi informasi sebagai umpan balik

untuk mengadakan penilaian terhadap proses belajar-mengajar.

2)      Demokratis

Servis dan bantuan yang diberikan kepada guru berdasarkan hubungan kemanusian yang akrab dan kehangatan, sehingga guru-guru merasa aman untuk mengembangkan tugasnya. Menjunjung tinggi asas musyawarah. Memiliki jiwa kekeluargaan yang kuat serta sanggup menerima pendapat orang lain

3)      Kooperatif

Seluruh staf sekolah dapat bekerja bersama, mengembangkan usaha bersama dalam menciptakan situasi belajar mengajar yang lebih baik

4)      Konstruktif dan kreatif

Membina inisiatif guru serta mendorongnya untuk aktif menciptakan suasana di mana tiap orang merasa aman dan dapat mengembangkan potensi-potensinya.

5)      Praktis, artinya dapat dikerjakan, sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada.

6)      Fungsional

Supervisi dapat berfungsi sebagai sumber informasi bagi pengembangan manajemen pendidikan dan peningkatan proses belajar mengajar.

7)      Relevansi, artinya pelaksanaan supervisi seharusnya sesuai dan menunjang

pelaksanaan yang berlaku. Apabila prinsip-prinsip tersebut diatas dapat

dipahami dan dilaksanakan oleh Kepala Sekolah, maka dapat di harapkan

setiap sekolah akan berangsur-angsur maju dan berkembang sebagai alat

yang benar-benar memenuhi syarat untuk mencapai tujuan pendidikan.

Fungsi Supervisi Pendidikan

Fungsi utama supervisi pendidikan ditujukan pada perbaikan dan peningkatan kualitas pengajaran. Untuk mengidentifikasikan kebutuhan guru, kemudian untuk meningkatkan kemampuannya dan selanjutnya membimbing guru supaya ia benar-benar berusaha menerapkan kemampuannya untuk meningkatkan situasi belajar-mengajar dengan murid-muridnya, diperlukan kegiatan-kegiatan tertentu, cara-cara tertentu yang khusus dan terarah, agar masing-masing tujuan tercapai sebaik-baiknya. Berikut ini fungsi-fungsi supervisi sebagai berikut:

1.)    Mengkordinir semua usaha sekolah

2.)    Memperlengkap kepemimpinan sekolah

3.)    Memperluas pengalaman guru-guru

4.)    Menstimulasi usaha-usaha sekolah yang kreatif

5.)    Memberikan fasilitas dan penilaian terus-menerus

6.)    Menganalisis situasi belajar-mengajar

7.)   Memperlengkapi setiap anggota staf dengan pengetahuan yang baru dan

  keterampilan-keterampilan baru pula

8.)   Memadukan dan menyelaraskan tujuan-tujuan pendidikan dan membentuk

kemampuan-kemampuan

Sumber:

http://www.referensimakalah.com/2012/12/definisi-supervisi-kepengawasan.html

http://banjirembun.blogspot.com/2012/10/pengertian-tujuan-prinsip-fungsi-dan.html

EVALUASI

Pengertian Evaluasi

Evaluasi merupakan kegiatan yang membandingkan antara hasil implementasi dengan kriteria dan standar yang telah ditetapkan untuk melihat keberhasilannya. Dari evaluasi kemudian akan tersedia informasi mengenai sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai sehingga bisa diketahui bila terdapat selisih antara standar yang telah ditetapkan dengan hasil yang bisa dicapai.

Berikut ini adalah pengertian dan definisi evaluasi dari para ahli :

 MEHRENS & LELMAN, 1978

Evaluasi adalah suatu proses dalam merencanakan, memperoleh, dan menyediakan informasi yang sangat diperlukan untuk membuat alternatif - alternatif keputusan

GRONLUND, 1975

Evaluasi adalah suatu proses yang sistematis untuk menentukan tujuan atau membuat keputusan sampai sejauh mana tujuan - tujuan pengajaran telah dicapai oleh siswa

WRIGHTSTONE dkk, 1956

Evaluasi ialah penaksiran terhadap pertumbuhan dan kemajuan siswa ke arah tujuan - tujuan atau nilai yang telah ditetapkan

I KETUT GEDE YUDANTARA

Evaluasi merupakan kelanjutan dari suatu rencana kerja yang peranannya sangat dibutuhkan karena evaluasi merupakan latihan yang memperkaya logika dan analisa

SUDIJONO, 1996

Evaluasi pada dasarnya merupakan penafsiran atau interpretasi yang bersumber pada data kuantitatif, sedang data kuantitatif merupakan hasil dari pengukuran

ENDANG SRI ASTUTI & RESMININGSIH

Evaluasi merupakan pemikiran kritis terhadap keberhasilan dan kekurangan dalam sebuah program pengembangan diri yang telah dilakukan seseorang

 DONNA L. WONG

Evaluasi adalah langkah terakhir dalam proses pembuatan keputusan

NURSALAM

Evaluasi adalah proses stimulasi untuk menentukan keberhasilan 

Hj. SAMINEM, SKM

Evaluasi adalah seperangkat tindakan yang saling berhubungan untuk mengukur pelaksanaan dan berdasarkan pada tujuan dan kriteria

Tujuan Evaluasi

Tujuan evaluasi dalam bidang pendidikan dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.

Tujuan umum

-          Untuk menghimpun data dan informasi yang akan dijadikan sebagai bukti mengenai taraf perkembangan atau kemajuan yang dialami peserta didik setelah mereka mengikuti proses pembelajaran dalam jangka waktu tertentu. Dengan kata lain, tujuan umum evaluasi adalah untuk memperoleh data pembuktian yang akan menjadi petunjuk sampai dimana tingkat pencapaian kemajuan peserta didik terhadap tujuan atau kompetensi yang telah ditetapkan setelah mereka menempuh proses pembelajaran dalam jangka waktu tertentu.

-          Untuk mengetahui tingkat efektifitas proses pembelajaran yang telah dilakukan oleh guru dan peserta didik.

Tujuan khusus

-          Untuk merangsang kegiatan peserta didik dalam menempuh program pendidikan. Tanpa ada evaluasi maka tidak mungkin timbul kegairahan atau rangsangan pada diri peserta didik untuk memperbaiki dan meningkatkan prestasinya masing-masing.

-          Untuk mencari dan menemukan factor-faktor penyebab keberhasilan dan ketidakberhasilan peserta didik dalam mengikuti program pendidikan, sehingga dapat dicari dan ditemukan jalan keluar atau cara-cara perbaikannya.

Jenis Evaluasi

          Evaluasi formatif adalah menyediakan informasi untuk meningkatkan atau memperbaiki produk atau proses, Evaluasi sumatif adalah menyediakan efektivitas jangka pendek atau informasi dampak jangka penjang untuk menentukan apakah akan mengadopsi atau tidak suatu produk atau proses.

Sementara itu, apabila dilihat dari jenisnya, Mardikanto (1993) menyebutkan bahwa terdapat dua jenis evaluasi, yaitu:

A.        Evaluasi program adalah evaluasi untuk mengkaji kembali usulan program yang sudah dirumuskan sebelum proyek itu dilaksanakan. Tentang evaluasi program ini, secara khusus Rossi dalam Mardikanto (1993) sangat menekankan pentingnya kegiatan evaluasi terhadap:

-          Siapa (kelompok) sasaran program, dimana lokasinya, dan bagaimana spesifikasi (kekhususan) kelompok sasaran program tersebut.

-          Apakah metode yang terbaik yang akan dilakukan demi tercapainya tujuan yang diinginkan.

-          Apakah program tersebut benar-benar konsisten dengan tujuan yang diinginkan.

-          Seberapa jauh peluang keberhasilan program yang akan dilaksanakan.

B.         Evaluasi proses dan evaluasi hasil.

Evaluasi proses adalah evaluasi yang dilakukan untuk mengevaluasi seberapa jauh proses kegiatan yang telah dilaksanakan itu sesuai dengan proses kegiatan yang seharusnya dilaksanakan sebagaimana telah dirumuskan dari dalam programnya.

Evaluasi hasil adalah evaluasi yang dilakukan untuk mengevaluasi tentang seberapa jauh tujuan yang direncanakan telah dapat dicapai dengan baik dalam pengertian kuantitatif maupun kualitatif.

Langkah-langkah pokok dalam evaluasi

Pada umumnya langkah-langkah pokok evaluasi hasil belajar meliputi tiga kegiatan yaitu;

 1. Persiapan (perencanaan)

2. Pelaksanaan, dan

3. Pengolahan hasil

Sumber:

http://carapedia.com/pengertian_definisi_evaluasi_info2088.html

 http://www.zainalhakim.web.id/pengertian-evaluasi-menurut-para-ahli.html

http://www.slideshare.net/vedro/kelompok-11-6861936?from_search=4

http://anvinaayunita.blogspot.com/2012/03/jenis-model-evaluasi.html

http://ustirahmawati.wordpress.com/2010/07/28/langkah-langkah-pokok-dalam-evaluasi/

MONITORING

Pengertian Monitoring

Monitoring adalah penilaian secara terus menerus terhadap fungsi kegiatan-kegiatan program-program di dalam hal jadwal penggunaan input/masukan data oleh kelompok sasaran berkaitan dengan harapan-harapan yang telah direncanakan.

Adapun pengertian monitoring menurut para ahli :

1.      Cassely dan Kumar 1987

Monitoring merupakan program yang terintegrasi, bagian penting dipraktek manajemen yang baik dan arena itu merupakan bagian integral di manajemen sehari-hari.

2.      Calyton dan Petry 1983

Monitoring sebagai suatu proses mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen program/proyek.

3.      Oxfam 1995

Monitoring adalah mekanisme yang sudah menyatu untuk memeriksa yang sudah untuk memeriksan bahwa semua berjalan untuk direncanakan dan memberi kesempatan agar penyesuaian dapat dilakukan secara metodologis.

4.      SCF 1995

Monitoring adalah penilaian yang skematis dan terus menerus terhadap kemauan suatu pekerjaan.

5.      (WHO )

Monitoring adalah suatu proses pengumpulan dan menganalisis informasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara reguler untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat /ditemui dapat diatasi.

6.      Monitoring menurut Webster’s New Collegiate Dictionary (1981) adalah: “a device for observing or giving admonition or warning”. Sementara itu menurut Webstern’s New World Dictionary, maka pengertian “monitoring adalah something that reminds or warns’ or any of various devices for checking or regular the performance”.

Tujuan Monitoring

·         Adalah pengukuran dan penilaian kinerja pembinaan, sehingga dapat mencapai hasil yang diharapkan baik secara kualitas dan kuantitas dengan efektif. Pada dasarnya fokus dari monitoring adalah masukan dan proses pelaksanaan sekaligus kontribusi faktor-faktor terkait terhadap hasil pembinaan secara kualitas dan kuantitas, kerjasama, proses pengambilan keputusan dan kebijakan, advokasi dan koordinasi.

·         Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan kegiatan. mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan, menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.

Jenis-Jenis Pengawasan

1.    Pengawasan Ekstern dan Intern

1)    Pengawasan Ekstern (external control)

Pengasan ektern atau pengawasan dari luar, yakni pengawasan yang menjadi subyek pengawas adalah pihak luar dari organisasi obyek yang diawasi, misalnya, BPK (Badan Pemeriksa Keuangan) adalah perangkat pengawasan ekstern terhadap Pemerintah, karena ia berada di luar susunan organisasi Pemerintah (dalam arti yang sempit). Ia tidak mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Pemerintah (Presiden) tetapi kepada Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) RI (Sujamto, 1986 : 81-82)

2)    Pengawasan Intern

Pengawasan intern merupakan pengawasan yang dilakukan dari dalam organisasi yang bersangkutan, misalnya; Inspektur Wilayah Kabupaten/Kota yang mengawasi pelaksanaan Pemerintahan di Kabupaten/Kota tersebut. (Sujamto, 1986 : 81-82)

Di dalam pasal  218  UU No 32 Tahun 2004  tentang  Pemerintahan Daerah diatur :

(1)  Pengawasan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah dilaksanakakan oleh Pemerintah yang meliputi  :

a.    Pengawasan atas pelaksanaan urusan pemerintah di daerah;

b.    Pengawasan terhadap peraturan daerah dan peraturan kepala daerah.

(2)  Pengawasan sebagaiaman didmakksud pada ayat (1) buruf a dilaksanakan oleh aparat pengawas intern Pemerintah sesuai peraturan perundang-undangan

2.    Pengawasan Preventif, Represif dan Umum

1)    Pengawasan Preventif

Pengawsan Preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan, yakni pengawasan yang dilakukan terhadap sesuatu yang bersifat rencana. (Sujamto, 1986 : 85).  

2)    Pengawasan Represif

Pengawasan Represif merupakan pengawasan yang dilakukan setelah pekerjaan atau kegiatan dilaksanakan. Dapat pula dikatakan bahwa pengawasan represif  sebagai salah satu bentuk pengawasan atas jalannya pemerintahan (Sujamto, 1986 : 87). Misalnya  : penangguhan dan atau pembatalan PERDA, PERBW, KEPBW yang bertentangan dengan kepentingan umum.

3)    Pengawasan Umum

Pengawasan umum adalah jenis pengawasan yang dilakukan oleh Pemerintah terhadap segala kegiatan pmemerintah daerah untuk menjamin penyelenggaraan pemerintahan daerah dengan baik. Pengawasan umum dilakukan oleh MENDAGRI terhadap pemerintahan daerah. Pengawasan umum adalah pengawasan terhadap seluruh aspek pelaksanaan tugas pokok organisasi. Fungsi pengawasan umum dapat pula dilakukan melalui WASKAT yang hakekatnya sama dengan WASNAL.Inspektorat Jenderal mempunyai tugas melakukan pengawasan umum terhadap pelaksanaan tugas pokok KEMDAGRI. Tetapi juga IRJEN merupakan aparat pengawasan fungsional (APF) (Sujamto, 1986 : 73-74).   

3.    Pengawasan Langsung dan Pengawasan Tidak Langsung

1)    Pengawasan Langsung

Pengawasan Langsung adalah pengawasan yang dilakukan dengan cara mendatangi dan melakukan pemeriksaan di tempat (on the spot) terhadap obyek yang diawasi. Jika pengawasan langsung ini dilakukan terhadap proyek pembangunan fisik maka yang dimaksud dengan pemeeriksaan ditempat atau pemeriksaan setermpat itu dapat berupa pemeriksaan administratif atau pemeriksaan fisik di lapangan.

2)    Pengawasan tidak langsung

Pengawasan Tidak Langsung merupakan pengawasan yang dilakukan tanpa mendatangi tempat pelaksanaan pekerjaan atau obyek yang diawasi atau pengawasan yang dilakukan dari jarak jauh yaitu dari belakang meja. Dokumen yang diperlukan dalam pengawasan tidak langsung antara lain :

a.    Laporan pelaksanaan pekerjaan baik laporan berkala maupun laporan insidentil;

b.    Laporan hasil pemeriksaan (LHP) dari pengawan lain;

c.    Surat-surat pengaduan;

d.    Berita atau artikel di mass media;

e.    Dokumen lain yang terkait.

4.      Pengawasan Formal dan Informal

1)    Pengawasan Formal

Pengawasan Formal adalah pengawasan yang dilakukan oleh instansi/pejabat yang berwenang (resmi) baik yang berifat intern dan ekstern; Misal : pengawasan yang dilakukan oleh BPK, BPKP dan ITJEN

2)    Pengawasan Informal

Pengawasan Informal yakni pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat atau social control, misalnya surat pengaduan masyarakat melalui media massa atau melalui badan perwakilan rakyat.

Manfaat Monitoring

Bagi Penanggung Jawab Program	Bagi Pengelola Kegiatan
§  Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau supervisi §  Sebagai bentuk pertanggung jawab (akuntabilitas) kinerja §  untuk menyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan §  membantu penentuan langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan selanjutnya. §  Sebagai dasar untuk melakukan monitoring selanjutnya.	§  Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat §  Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik §  Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi kegiatan

                                   

TIPE MONITORING

1.      Monitoring Rutin

Kegiatan mengkompilasi informasi secara reguler berdasarkan sejumlah indikator kunci. Monitoring rutin dapat dipergunakan untuk mengidentifikasi penerapan program dengan atau tanpa perencanaan

2.      Monitoring jangka Pendek

Dilakukan untuk jangka waktu tertentu dan biasanya diperuntukkan bagi aktifitas yang spesifik. Seringkali bila aktifitas atau proses-proses baru diterapkan, manajer ingin mengetahui, apakah sudah diterapkan sesuai rencana dan apakah sesuai dengan keluaran yang diinginkan.

Sumber:

http://veyranazyha1207.blogspot.com/2013/03/monitoring-pengertian-dan-tujuan.html

http://dedetzelth.blogspot.com/2013/03/jenis-jenis-pengawasan.html

http://www.slideshare.net/vedro/kelompok-11-6861936?from_search=4

KOMUNIKASI

A.     Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkann lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Perpindahan efektif tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan mengirimkan dan menerimanya sangat tergantung pada ketergantungan pada keterampilan-keterampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara, dan lain-lain ) untuk membuat sukses pertukaran informasi.

Komunikasi adalah proses untuk menciptakan atau menimbulkan kesamaan.  Harold D. Lasswell menjelaskan komunikasi sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan:  Who, Say what, In which channel, To whom, ith what effect? Kalimat ini kemudian dikenal sebagai formula Lasswell (Effendy, 1993; 256). Dari apa yang dikemukakan Laswell tersebut pada intinya mencakup unsur-unsur dari komunikasi, yaitu adanya; komunikator, pesan yang disampaikan, media yang digunakan, komunikan/audiens,dan efek. Secara sederhana dapatlah diartikan bahwa  komunikasi merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan tujuan menyamakan makna dari seseorang/lembaga (komunikator) kepada orang lain/audiens (komunikan).

Ditinjau dari bentuknya, komunikasi meliputi:

a..komunikasi personal:  intrapersonal, anterpersonal,

b. komunikasi  kelompok: small group, large group,

c. komunikasi massa,

d. komunikasi media.

Kemudian dilihat sifatnya, komunikasi meliputi:

a. tatap muka

b. bermedia,

c. verbal: lisan, tulisan,

d. nonverbal: kial/gestural, bergambar/pictorial. 

B.  Proses Komunikasi

Di dalam proses komunikasi ada beberapa elemen kunci yang harus diperhatikan agar komunikasi dapat berjalan efektif antara lain:

1. Berpikir (thinking)
2. Pencatatan (encoding)
3. Menyalurkan (transmitting)
4. Merasakan (perceiving)
5. Menguraikan (deciding)
6. Pemahaman (understanding)

Harold Koontz menjelaskan terdapat lima faktor atau kondisi  yang mempengaruhi proses komunikasi dalam organisasi, yaitu :

1. Pengiriman Pesan (The sender of message)
2. Penggunaan saluran komunikasi untuk mengirim pesan  (Use of a channel to transmit the message)
3. Penerimaan Pesan (Receiver of message)
4. Gangguan dan umpan balik (Noise and feedback in communication)
5. Situasi dan faktor pengorganisasian pesan dalam berkomunikasi (Situational and Organizational factors in communication)

Proses komunikasi dapat dilihat dari unsur-unsur yang terdapat, berkaitan dengan siapa pengirimnya (komunikator), apa yang dikatakan atau dikirimkan (pesan), saluran kommunikasi apa yang digunakan (media), ditujukan untuk siapa (komunikan), dan apa akibat yang akan ditimbulkannya (efek). Dalam proses komunikasi, kewajiban seorang pengirim atau komunikator adalah mengusahakan agar pesan-pesannya dapat diterima oleh penerima (komunikan) sesuai dengan kehendak pengirim. Model proses komunikasi secara umum dapat memberikan gambaran kepada pengelola organisasi, bagaimana mempengaruhi atau mengubah sikap anggota/stakeholder-nya melalui desain dan implementasi komunikasi.

C.     Prinsip Komunikasi

Prinsip-prinsip komunikasi yang harus dilakukan komunikator antara lain:

1.      Penuh minat terhadap materi pesan,

2.      menarik perhatian bagi komunikan,

3.      Dilengkapi alat peraga,

4.      Menguasai alat peraga,

5.      Mengulangi bagian yang penting,

6.      Memiliki kegunaan, dan

7.      Jangan menganggap bahwa setiap orang sudah mengerti pesan yang kita berikan (perlu umpan balik).

D.     Konsep Komunikasi Organisasi

Goldhaber (1986) menyatakan definisi komunikasi organisasi: “organizational communication is the process of creating and exchanging messages within a network of  independent relationship to cope with environmental uncertainty”. Dengan kata lain komunikasi  organisasi adalah proses menciptakan dan saling tukar menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti. Dari definisi tersebut terdapat 7 konsep kunci, yaitu proses, pesan, jaringan, ketergantungan satu sama lain, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian.Berikut ini merupakan konsep kunci komunikasi organisasi (Muhammad: 2005)

1.      Proses

Suatu organisasi adalah suatu sistem  terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus

dan tidak ada hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses.

2.      Pesan

Yang dimaksudkan dengan pesan adalah susunan  simbol  yang penuh arti tentang objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi nama pada gambaran tersebut dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut efektif jika pesan  yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim.

3.      Jaringan

Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya 2 orang, beberapa orang atau bahkan seluruh organisasi. Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi banyak faktor, antara lain: hubungan  peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dan arus pesan, dan isi dari pesan

4.      Ketergantungan

Keadaan saling tergantung satu bagian dengan bagian yang lain dalam satu organisasi telah menjadi sifat suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka.Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh pada bagian yang lainnya dan mungkin juga pada seluruh sistem organisasi. Begitu pula halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi perlu dukungan  untuk saling melengkapi agar organisasi dapat berjalan dengan baik.

5.      Hubungan

Karena organisasi merupakan suatu system terbuka, system kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian - bagian itu terletak pada tangan manusia. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat dalam suatu hubungan perlu dipelajari.

Hubungan  manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang atau dyadic sampai pada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok-

kelompok kecil, maupun besar, dalam organisasi.

6.      Lingkungan

Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembauatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan menjadi lingkungan internal (karyawan, staf, golongan fungsional dari organisasi dan komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk, dsb) dan lingkungan eksternal

(pelanggan, pesaing dan teknologi)

7.      Ketidakpastian

Ketidakpastian merupakan perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara anggota, melakukan suatu penelitian serta pengembangan organisasi. Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan terlalu banyak informasi yang diterima daripada sesungguhnya yang diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka. Oleh karena itu salah satu tugas utama komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastiantanpa informasi yang berlebihan

E.     Fungsi Komunikasi Organisasi

Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

• Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
• Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
• Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
• Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

A.     Gaya Komunikasi

Enam gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss

1.      The Controlling Style

controlling style communication ditandai dengan adanya satu kehendak atau  maksud  untuk  membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications. Dalam  gaya  komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organnisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.

2.      The equalitarian style

Dalam  gaya  komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organnisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama

3.      The Structuring Style

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi.

4.      The Dynamic style

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

5.      The Relinguishing Style

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

6.      The Withdrawal Style

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

B.     Hambatan Komunikasi yang Efektif

Ada beberapa hambatan yang berpotensi memperlamabat atau menyimpangkan komunikasi yang efektif

1.      Penyaringan

Penyaringan atau filtering merujuk pada upaya pengirim yang dengan sengaja memanipulasi informasi sehingga akan menjadi lebih nyaman bagi penerima. Factor penenetu utama dari penayringan adalah jumlah tingkataan dalam struktur suatu organisasi. Semakin banyak tingkatan  vertikat dalam organisasi semakin banyak kesempatan terjadinya penyaringan. Factor seperti rasa takut untuk menyampaikan berita buruk serta keinginan untuk menyenangkan hati atasan sring kali mendorong karyawan untuk mengatakan kepada atasan mereka apa yang menurut mereka ingin didengar.

2.      Persepsi selektif

Persepsi selektif muncul karena dalam proses komunikasi baik penerima hanya melihat atau mendengar pesan berdasarkan kebuthuhan, motivasi, pengalaman dan karakteristik pribadi mereka yang lain. Ketika menerjemakhkan sandi dari pesan, penerima memproyeksikan kepentingan dan harapan mereka ke dalam komunikasi.

3.      Kelebihan informasi

Setiap pribadi memiliki kapasitas yang berbeda untuk mengolah data. Ketika informasi yang harus kita olah melebihi kapasitas pemrosesan, hasilnya adalah kelebihan informasi (information overload). Apabila seseorang memiliki informasi yang berlebih mereka cenderung untuk meembuang, mengabaikan atau melupakan informasi tersebut. Atau, mungkin mereka menunda untuk memroses lebih lanjut hingga situasi berlebih itu berlalu.

4.      Emosi

Emosi yang tengah diterima penerima ketika menerima pesan akan memengaruhinya dalam menerjemahkan pesan tersebut. Emosi seperti rasa girang atau depresi memliki potensi yang dapat menghambat komunikasi yang efektif. Dalam keadaan seperti itu kita cederung mengabaikan proses pemikiran rasional dan objektif kita serta menggantinya dengan penilaian emosional.

5.      Bahasa

Kata-kata bisa memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Umur, pendidikan, latar belakang kultural merupakan tiga variable utama yang memengaruhi bahasa yang digunakan seseornag dan defines yang ia gunakan dalam kata-kata.

6.      Kesulitan Berkomunikasi.

Sumber:

http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI._MANAJEMEN_FPEB/197207152003121-CHAIRUL_FURQON/Artikel-Organizational_Communication.pdf

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/30845/4/Chapter%20II.pdf

http://daudario.wordpress.com/2012/07/20/proses-komunikasi-dalam-organisasi/