MANAJEMEN PERUBAHAN

Definisi Perubahan dan Perubahan Pendidikan

1. Definisi Perubahan:

Jeff Davidson menjelaskan bahwa perubahan merujuk pada sebuah terjadinya sesuatu yang berbeda dengan sebelumnya. Perubahan bisa juga bermakna melakukan hal-hal dengan cara baru, mengikuti jalur baru, mengadopsi teknologi baru, memasang sistem baru, mengikuti prosedur-prosedur manajemen baru, penggabungan (merging), melakukan reorganisasi, atau terjadinya peristiwa yang bersifat mengganggu (disruptive) yang sangat signifikan. Rumusan perubahan yang diungkapkan oleh Davidson tersebut, bahwa perubahan organisasi termasuk lembaga pendidikan tinggi bisa terjadi di berbagai aspek kehidupan organisasi.

Potts dan LaMarsh melihat bahwa perubahan merupakan pergeseran dari keadaan sekarang suatu organisasi menuju keadaan yang diinginkan di masa depan. Perubahan dari keadaan sekarang tersebut dilihat dari sudut struktur, proses, orang dan budaya. Perubahan lembaga menurut Potts dan LaMarsh dibatasi pada aspek struktur organisasi, proses, orang dan budaya organisasi.

Menurut Hussey, faktor pendorong terjadinya perubahan adalah perubahan teknologi yang terus meningkat, persaingan semakin intensif dan menjadi lebih global, pelanggan semakin banyak tuntutan, profil demografis negara berubah, privatisasi bisnis milik masyarakat berlanjut dan stakeholders minta lebih banyak nilai.

2. Definisi Perubahan Pendidikan:

Lamarsh Lamarsh menyebutkan bahwa manajemen Perubahan adalah sebuah aplikasi, terorganisir sistematis pengetahuan, peralatan, dan sumber daya. Perubahan yang memberikan organisasi proses kunci untuk mencapai strategi bisnis mereka.

Manajemen perubahan sebagaimana diungkapkan oleh Potts dan LaMarsh dan dianut Wibowo adalah suatu proses secara sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses perubahan tersebut.

Manajemen Perubahan: proses, alat dan teknik untuk mengelola orang-sisi proses perubahan, untuk mencapai hasil yang diperlukan, dan mewujudkan perubahan secara efektif di dalam individu, tim, dan sistem yang lebih luas. 

Pengertian manajemen perubahan menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut:

- Menurut Wibowo, dalam bukunya Manajemen Perubahan, Manajemen perubahan adalah suatu proses secara sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses tersebut.
- Menurut Prof. Dr. J. Winardi, manajemen perubahan adalah upaya yang ditempuh manajer untuk memanajemen perubahan secara efektif, dimana diperlukan pemahaman tentang persoalan motivasi, kepemimpinan, kelompok, konflik, dan komunikasi.
- Manajemen perubahan adalah upaya-upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena adanya perubahan dalam organisasi. Organisasi dapat terjadi karena sebabsebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut.
- Menurut E. Rochyadi (2008), dalam modulnya yang berjudul manajemen perubahan, mengartikan bahwa secara umum perubahan sering diartikan sebagai kondisi yang berbeda dari kondisi sebelumnya. Artinya bahwa perubahan itu terjadi sebagai akibat yang timbul dari suatu proses  yang terjadi kemudian dan menggambarkan antara sebelum dan sesudah peristiwa tersebut baik itu berkaitan dengan perubahan fisik, ide atau gagasan, yang hasilnya mungkin positif (growth), mungkin negatif (stagnation), atau mundur (collaps). Sejalan dengan pengertian yang dikemukakan oleh  Wibowo (2012 : 1) yang dikatakan bahwa perubahan adalah transformasi dari keadaan sekarang menuju yang diharapkan di masa yang akan datang, suatu keadaan yang lebih baik.

 Komponen Manajemen Perubahan

1. Tujuan perubahan
2. Aspek strategis yang perlu diubah
3. Strategi yang diterapkan
4. Sumber- sumber daya
5. Manajer perubahan
6. Agent of change
7. Organisasi
8. Target audiens yang pasti

Tekanan dan Faktor Internal

Kebutuhan akan perubahan lebih bersifat faktor internal organisasi sedangkan kekuatan untuk perubahan dapat bersumber dari faktor internal dan eksternal (Wibowo,2012:82). Kemudian dijelaskan bahwa tekanan lingkungan lebih merupakan faktor eksternal, sedangkan tekanan organisasional lebih merupakan faktor internal. Sehingga yang akan dijelaskan disini yaitu bagaimana implementasi dari tekanan organisasional yang dapat disebut sebagai tekanan internal pendorong adanya perubahan. Terdapat lima kekuatan potensial untuk perubahan internal organisasi (IAN Palmer, Richard Dunford, dan Gib Akin, 2009:65) :

1. Growth pressure
2. Integration and collaboration pressures
3. Identity pressures
4. New broom pressures
5. Power and political pressures

       Pendekatan Manajemen Perubahan

Terdapat dua pendekatan utama untuk manajemen perubahan yaitu:

1.            Planned Change (Perubahan Terencana)

Bullock dan Batten (Burnes, 200:272) mengemukakan bahwa untuk melakukan perubahan terencana perlu dilakukan empat fase tindakan yaitu sebagai berikut:

a    -  Exploration phase (fase eksplorasi).

b    -  Planning phase (fase perencanaan).

c    -  Action phase (fase tindakan).

d    -  Integration phase (fase integrasi).

2.            Emergent Approach (Pendekatan Darurat)

Emergent approach memberikan arahan dengan melakukan penekanan pada lima gambaran organisasi yang dapat mengembangkan atau menghalangi keberhasilan perubahan yaitu sebagai berikut:

     -  Organizational structure (struktur organisasi).

2   -  Organizational culture (budaya organisasi).

3   -  Organizational learning (organisasi pembelajaran).

4   -  Manajerial behaviour (perilaku manajerial).

5   -  Power and politics (kekuatan dan politik).

Dalam melakukan emergent change, Pettigrew dan Whipp (Burnes, 2000:294) mengusulkan model untuk mengelola perubahan strategis dan operasional dengan melibatkan lima faktor yang saling berkaitan yaitu sebagai berikut:

1.      Environmental assesment (penelusuran lingkungan).

2.      Leading change (memimpin perubahan).

3.      Linking strategic and operational change (menghubungkan perubahan strategis dan operasional).

4.      Human resources sebagai assets dan liabilities (sumber daya manusia sebagai kekuatan dan beban).

   B.     Model Manajemen Perubahan

Burnes (2000:462) mengemukakan bahwa perubahan organisasional dapat dilihat sebagai produk dari tiga proses organisasi yang bersifat interpenden antara lain:

     The Choice Process (Proses Pilihan)

     The choice process terdiri dari tiga elemen yaitu sebagai berikut:

    -  Organizational context (konteks organisasional).

b  -  Focus of choice (fokus pilihan).

c  -  Organizational Trajectory (Lintasan organisasional).

     The Trajectory Process (Proses Lintasan)

     The trajectory process terdiri dari tiga elemen berikut:

    -  Vision (visi).

    -  Strategy (strategi).

c  -  Change (perubahan).

3     The Change Processs (Proses Perubahan)

          Proses perubahan terdiri dari tiga elemen yang saling berhubungan yaitu sebagai berikut:

       -  Objectives and Outcomes (Tujuan dan Manfaat)

          Burnes (2000:470) mempunyai empat pendekatan yaitu:

1        A.  The Trigger (Pemicu)

Organisasi harus hanya menginvestigasikan perubahan untuk salah satu alasan yaitu visi dan strategi perubahan menyoroti kebutuhan untuk perubahan, kinerja saat ini mengindikasi bahwa seberapa masalah atau kepentingan muncul, dan peluang yang timbul secara potensial menawarkan manfaat yang penting bagi organisasi.  

2        B. The Remit (Pembatalan)

         Hal ini harus dinyatakan dengan jelas alasan untuk pengukuran, tujuan, skala waktu, dan siapa yang harus dilibatkan serta dikonsultasikan. The remit harus menekankan kebutuhan untuk fokus pada aspek manusia sebanyak pertimbangan teknis dilibatkan.

3        C. The assesment team (Tim Pengukuran)

Dalam hal ini, tim ini harus besifat multi disiplin, yang terdiri perwakilan dari bidang yang berpengaruh (manajer dan staf), staf spesialis (keuangan, teknis, dan personil).

4.      The Assesment (Pengukuran)

Tugas pertama asement team adalah me-review dan jika perlu mengklarifikasi atau mengamandemen pembatalan.

B.     Planning The Change (Merencanakan Perubahan)

Berikut adalah enam kegiatan yang saling berkaitan dalam melakukan proses perencanaan dan perubahan yaitu:

1.      Establishing a change management team (membentuk tim manajemen perubahan).

2.      Management structure (struktur manajemen).

3.      Activity planning (perencanaan aktivitas).

4.      Commitment planning (perencanaan komitmen).

                  C.    People

Terdapat tiga kegiatan yang berhubungan dengan manusia yang perlu dilakukan untuk melakukan perubahan yaitu:

1      Menciptakan Keinginan untuk Berubah

Dengan maksud mencapai hal ini ada empat langkah yang harus dilakukan organisasi yaitu sebagai berikut:

      1.  Membuat orang peduli terhadap perubahan.

    2. Memberikan umpan balik secara reguler terhadap proses kinerja invidual dan bidang kegiatan di dalam organisasi.

       3.  Mempublikasikan keberhasilan perubahan.

       4.  Memahami ketakutan dan kepentingan orang.

2      Melibatkan Orang

Tipe keterlibatan orang dalam proses perubahan mempunyai dua faktor utama yaitu sebagai berikut:

a.       Menciptakan proses komunikasi reguler dan efektif.

b.      Membuat orang terlibat dalam proses perubahan dan membuat mereka bertanggung jawab untuk itu.

3      Melanjutkan Momentum
        Organisasi harus melakukan hal sebagai berikut:

a.       Memberikan dukungan pada agen perubahan.

b.      Mengembangkan kompetensi dan keterampilan baru.

c.       Memperkuat perilaku yang diinginkan.

Tujuan Perubahan:

1.    Mempertahankan keberlangsungan hidup organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang.

2.    Beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan internal yang meliputi perubahan strategi korporasi, tenaga kerja, teknologi dan peralatan yang digunakan dan sikap- sikap karyawan, maupun lingkungan eksternal organisasi seperti perubahan pasar konsumen, teknologi, peraturan dan hukum pemerintah serta lingkup ekonomi global.

3.    Memperbaiki efektivitas di dalam organisasi agar mampu bersaing di pasar ekonomi modern yang meliputi perbaikan efektivitas tim kerja dan perbaikan struktur dan sistem organisasi dalam hal ini terkait implementasi strategi


SUMBER:
- http://id.shvoong.com/social-sciences/education/2258338-pengertian-manajemen-perubahan-menurut-beberapa/
-       http://jeffy-louis.blogspot.com/2011/01/manajemen-perubahan.html
-       http://derafitria.wordpress.com/2012/10/05/definisi-dan-komponen-manajemen-perubahan/

KOORDINASI

PENGERTIAN KOORDINASI, KOOPERASI, DAN SINERGI

Koordinasi menurut Chung dan Megginson (1981) didefinisikan sebagai proses motivasi,memimpin, dan mengomunikasikan bahwa untuk mencapai tujuan organisasi. Sutisna (1989) mendefinisikan koordinasi ialah proses mempersatukan sumbangan-sumbangan dari orang-orang, bahan dan sumber-sumber lainke arah tercapainya maksud-maksud yang telah diteteapkan. Anonim (2003) mendefinisikan koordinasi ialah suatu system dan proses interaksi untuk mewujudkan keterpaduan, keserasian, dan kesederhanaan berbagai kegiatan inter dan antarinstitusi-institusi dimasyarakat melalui komunikasi dan dialog-dialog antarberbagai individu dengan menggunakan system informasi manajemen dan informasi teknologi.

Dapat disimpulkan dari para ahli tersebut bahwa koordinasi ialah proses mengintegrasikan (memadukan), menyinkronisasikan, dan menyederhanakan pelaksanaan tugas yang terpisah secara terus-menerus untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Kalau tidak ada koordinasi, individu-individu dan bagian-bagian tidak akan dapat melihat peran mereka dalam suatu organisasi.

Pendekatan yang digunakan dalam koordinasi adalah pendekatan system. Pendekatan system memandang koordinasi sebagai pengintegrasian, pensinkronisasian, dan penyederhanaan pelaksanaan tugas yang terpisah secara terus-menerus oleh sejumlah individu atau unit sehingga semuanya bersatu dalam jumlah yang tepat, mutu yang tepat, tempat yang tepat, dan waktu yang tepat dalam mencapai tujuan secara efektif dan efesien.

Koordinasi adalah bagian penting diantara anggota-anggota atau unit-unit organisasi yang pekerjaannya saling bergantung. Koordinasi dilingkungan sekolah adalah mereka termasuk dalam sumber daya pendidikan. Sumber daya pendidikan merupakan input penting yang diperlukan untuk kelangsungan sekolah dalam mencapai tujuan pendidikan ditingkat sekolah.

Smber daya pendidikan meliputi sumber daya manusia (kepala sekolah, guru, pegawai tata usaha, siswa, BP3, pengawasan, lainya) dan sumber daya lainya (peralatan, perlengkapan, uang, dan bahan), perangkat lunak (struktur organisasi, peraturan perundang-undangan, deskripsi tugas, rencana, progam), harapan-harapan (visi, misi, tujuan, dan sasaran pendidikan). Semakin baik pengoordinasian, emakin siap pula input untuk berproses. Semakin siap input berproses, diharapkan semakin tinggi pula mutu output sekolah.

Kooperasi ialah kerja sama dua orang atau lebih. Istilah kooperasi, gotong royong, kerja tim,dan jaringan kerja adalah istilah yang maknanya sama, yaitu adanya kerja sama antara dua orang atau lebih. Koordinasi hamper sama dengan sinergi. Sinergi ialah hasil bekerja bersama-sama lebih besar dari pada bekerja sendiri-sendiri.

Hakikat pekerjaan seorang manajer menurut Gibson, et al. (2009)  adalah mengoordinasikan tugas individu, kelompok, dan organisasi dengan empat fungsi manajemen, yaitu planning, organizing, leading, and controlling untuk mencapai tujuan individu, kelompok, dan organisasi secara efektif.

Jenis koordinasi

Koordinasi kegiatan manajemen pendidikan dapat dibagi tiga jenis, yaitu:

1.      Koordinasi vertikal

Koordinasi vertical adalah koordinasi yang dilakukan oleh kepala sekolah kepada atasannya dan kepada bawahannya. Misalnya, koordinasi kepala sekolah dengan kepala dinas pendidikan dan bawahannya.

2.      Koordinasi fungsional

Koordinasi fungsional ialah koordinasi yang dilakukan oleh kepala sekolah dengan kepala sekolah lainnya yang tugasnya saling berkaitan berdasarkan asas fungsionalisasi. Koordinasi fungsional dibedakan atas koordinasi fungsional horizontal, diagonal, territorial, dan institusional.

3.      Koordinasi institusional

koordinasi ini dilakukan  kepala sekolah dengan beberapa instansi yang menangani satu urusan tertentu yang bersangkutan. Misalnya, untuk mengurus kepegawaian, kepala sekolah melakukan koordinasi dengan Kepala Badan Kepegawaian Daerah dan Kepala Badan Diklat Daearah.

Tujuan dan manfaat koordinasi

Tujuan dan manfaat kooordinasi

1.         Untuk mewujudkan KISS (koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplifikasi) agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efesien.

2.         Untuk memecahkan konflik kepentingan berbagai pihak yang terkait.

3.         Agar manajer pendidikan mampu mengintegrasikan dan mensinkronkan pelaksanaan tugas-tugasnya dengan stakeholders pendidikan yang salingbergantungan, semakin besar ketergantungan dari unit-unit, semakin besar pula kebutuhan akan pengoorganisasian.

4.         Agar manajemen pendidikan mampu mengoordinasikan pembangunan sector pendidikan dengan pengembangan sector-sektor lainnya.

5.         Agar manajer pendidikan mampu mengintegrasikan kegiatan fungsional dinas pendidikan dan tujuan-tujuan dari unit organisasi yang terpisah untuk mencapai tujuan bersama dengan sumber daya yang terbatas secara efektif dan efesien.

6.         Adanya pembagian kerja dimana semakin besar pembagian kerja, semakain diperlukan pengoordinasian/penyerasian sehingga tidak terjadi duplikasi atau tumpangan-tindih pekerjaan yang menyebabkan pemborosan

7.         Untuk mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik dan harmonis diantara kegiatan-kegiatan, baik fisik maupun nonfisik dengan steakholders.

8.         Untuk mempelancar pelaksanaan tugas dalam rangka mencapai tujuan pendidikan dengan sumber daya pendidikan yang terbatas.

9.         Mencegah terjadinya konflik internal dan eksternal sekolah yang kontrak produktif.

10.     Mencegah terjadinya persaingan yang tidak sehat.

Prinsip koordinasi

Prinsip-prinsip koordinasi disingkat KOORDNASI.

1.      Kesamaan: sama dalam, visi, misi dan langkah-langkah untuk mencapai tujuan bersama (sense of purpose).

2.      Orientasikan: titik pusatnya kepada sekolah yang simpul-simpulnya stakeholders sekolah.

3.      Organisasikan: mengatur orang-orang yang berkoordinasi untuk membina sekolah.

4.      Rumuskan: nyatakan secara jelas wewenang, tanggung jawab, dan tugas masing-masing agar tidak tumpang-tindih.

5.      Diskusikan: cari cara yang efektif, efesien, dan komunikatif dalam berkoordinasi.

6.      Informasikan: semua hasil diskusi dan keputusan mengalir cepat ke semua pihak yang ada dalam sistem jaringan koordinasi (coordination network system).

7.      Negosiasikan: dalam perundingan dalam mencari kesepakatan harus saling menghormati (team spirit) dan usahakan menang, jangan sampai pihak sekolah sebagai koordinator justru dirugikan.

8.      Atur jadwal: rencana koordinasi harus dipatuhi dengan sebaik-baiknya oleh semua pihak.

9.      Solusikan: satu masalah dalam simpul jaringan harus dirasakan dan dipecahkan semua stakeholders dengan sebaik-baiknya.

10.  Insafkan: setiap stakeholders harus memiliki laporan tertulis yang lengkap dan siap menginformasikannya sesuai kebutuhan koordinasi.

Karakteristikkoordinasi yang efektif

1.      Tujuan koordinasi tercapai dengan memuaskan semua pihak terkait.

2.      Koordinator sangat proaktif dan stakeholders kooperatif.

3.      Tidak ada yang mementingkan diri sendiri atau kelompoknya (egosektoral)

4.      Tidak terjadi tumpah-tindih tugas.

5.      Komitmen semua pihak tinggi.

6.      Informasi keputusan mengalir cepat kesemua pihak yang ada dalam sistem jaringan koordinasi.

7.      Tidak merugikan pihak-pihak yang berkoordinasi.

8.      Pelaksanaan tepat waktu.

9.      Semua masalah terpecahkan.

10.  Tersedianya laporan tertulis yang lengkap dan rinci oleh masing-masing stakeholders.

Sumber:

Usman Husaini.2013.MANAJEMEN:JAKARTA.BUMI AKSARA