KOMUNIKASI

A.     Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkann lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Perpindahan efektif tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan mengirimkan dan menerimanya sangat tergantung pada ketergantungan pada keterampilan-keterampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara, dan lain-lain ) untuk membuat sukses pertukaran informasi.

Komunikasi adalah proses untuk menciptakan atau menimbulkan kesamaan.  Harold D. Lasswell menjelaskan komunikasi sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan:  Who, Say what, In which channel, To whom, ith what effect? Kalimat ini kemudian dikenal sebagai formula Lasswell (Effendy, 1993; 256). Dari apa yang dikemukakan Laswell tersebut pada intinya mencakup unsur-unsur dari komunikasi, yaitu adanya; komunikator, pesan yang disampaikan, media yang digunakan, komunikan/audiens,dan efek. Secara sederhana dapatlah diartikan bahwa  komunikasi merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan tujuan menyamakan makna dari seseorang/lembaga (komunikator) kepada orang lain/audiens (komunikan).

Ditinjau dari bentuknya, komunikasi meliputi:

a..komunikasi personal:  intrapersonal, anterpersonal,

b. komunikasi  kelompok: small group, large group,

c. komunikasi massa,

d. komunikasi media.

Kemudian dilihat sifatnya, komunikasi meliputi:

a. tatap muka

b. bermedia,

c. verbal: lisan, tulisan,

d. nonverbal: kial/gestural, bergambar/pictorial. 

B.  Proses Komunikasi

Di dalam proses komunikasi ada beberapa elemen kunci yang harus diperhatikan agar komunikasi dapat berjalan efektif antara lain:

1. Berpikir (thinking)
2. Pencatatan (encoding)
3. Menyalurkan (transmitting)
4. Merasakan (perceiving)
5. Menguraikan (deciding)
6. Pemahaman (understanding)

Harold Koontz menjelaskan terdapat lima faktor atau kondisi  yang mempengaruhi proses komunikasi dalam organisasi, yaitu :

1. Pengiriman Pesan (The sender of message)
2. Penggunaan saluran komunikasi untuk mengirim pesan  (Use of a channel to transmit the message)
3. Penerimaan Pesan (Receiver of message)
4. Gangguan dan umpan balik (Noise and feedback in communication)
5. Situasi dan faktor pengorganisasian pesan dalam berkomunikasi (Situational and Organizational factors in communication)

Proses komunikasi dapat dilihat dari unsur-unsur yang terdapat, berkaitan dengan siapa pengirimnya (komunikator), apa yang dikatakan atau dikirimkan (pesan), saluran kommunikasi apa yang digunakan (media), ditujukan untuk siapa (komunikan), dan apa akibat yang akan ditimbulkannya (efek). Dalam proses komunikasi, kewajiban seorang pengirim atau komunikator adalah mengusahakan agar pesan-pesannya dapat diterima oleh penerima (komunikan) sesuai dengan kehendak pengirim. Model proses komunikasi secara umum dapat memberikan gambaran kepada pengelola organisasi, bagaimana mempengaruhi atau mengubah sikap anggota/stakeholder-nya melalui desain dan implementasi komunikasi.

C.     Prinsip Komunikasi

Prinsip-prinsip komunikasi yang harus dilakukan komunikator antara lain:

1.      Penuh minat terhadap materi pesan,

2.      menarik perhatian bagi komunikan,

3.      Dilengkapi alat peraga,

4.      Menguasai alat peraga,

5.      Mengulangi bagian yang penting,

6.      Memiliki kegunaan, dan

7.      Jangan menganggap bahwa setiap orang sudah mengerti pesan yang kita berikan (perlu umpan balik).

D.     Konsep Komunikasi Organisasi

Goldhaber (1986) menyatakan definisi komunikasi organisasi: “organizational communication is the process of creating and exchanging messages within a network of  independent relationship to cope with environmental uncertainty”. Dengan kata lain komunikasi  organisasi adalah proses menciptakan dan saling tukar menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti. Dari definisi tersebut terdapat 7 konsep kunci, yaitu proses, pesan, jaringan, ketergantungan satu sama lain, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian.Berikut ini merupakan konsep kunci komunikasi organisasi (Muhammad: 2005)

1.      Proses

Suatu organisasi adalah suatu sistem  terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus

dan tidak ada hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses.

2.      Pesan

Yang dimaksudkan dengan pesan adalah susunan  simbol  yang penuh arti tentang objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi nama pada gambaran tersebut dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut efektif jika pesan  yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim.

3.      Jaringan

Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya 2 orang, beberapa orang atau bahkan seluruh organisasi. Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi banyak faktor, antara lain: hubungan  peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dan arus pesan, dan isi dari pesan

4.      Ketergantungan

Keadaan saling tergantung satu bagian dengan bagian yang lain dalam satu organisasi telah menjadi sifat suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka.Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh pada bagian yang lainnya dan mungkin juga pada seluruh sistem organisasi. Begitu pula halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi perlu dukungan  untuk saling melengkapi agar organisasi dapat berjalan dengan baik.

5.      Hubungan

Karena organisasi merupakan suatu system terbuka, system kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian - bagian itu terletak pada tangan manusia. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat dalam suatu hubungan perlu dipelajari.

Hubungan  manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang atau dyadic sampai pada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok-

kelompok kecil, maupun besar, dalam organisasi.

6.      Lingkungan

Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembauatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan menjadi lingkungan internal (karyawan, staf, golongan fungsional dari organisasi dan komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk, dsb) dan lingkungan eksternal

(pelanggan, pesaing dan teknologi)

7.      Ketidakpastian

Ketidakpastian merupakan perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara anggota, melakukan suatu penelitian serta pengembangan organisasi. Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan terlalu banyak informasi yang diterima daripada sesungguhnya yang diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka. Oleh karena itu salah satu tugas utama komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastiantanpa informasi yang berlebihan

E.     Fungsi Komunikasi Organisasi

Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

• Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
• Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
• Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
• Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

A.     Gaya Komunikasi

Enam gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss

1.      The Controlling Style

controlling style communication ditandai dengan adanya satu kehendak atau  maksud  untuk  membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications. Dalam  gaya  komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organnisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.

2.      The equalitarian style

Dalam  gaya  komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organnisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama

3.      The Structuring Style

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi.

4.      The Dynamic style

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

5.      The Relinguishing Style

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

6.      The Withdrawal Style

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

B.     Hambatan Komunikasi yang Efektif

Ada beberapa hambatan yang berpotensi memperlamabat atau menyimpangkan komunikasi yang efektif

1.      Penyaringan

Penyaringan atau filtering merujuk pada upaya pengirim yang dengan sengaja memanipulasi informasi sehingga akan menjadi lebih nyaman bagi penerima. Factor penenetu utama dari penayringan adalah jumlah tingkataan dalam struktur suatu organisasi. Semakin banyak tingkatan  vertikat dalam organisasi semakin banyak kesempatan terjadinya penyaringan. Factor seperti rasa takut untuk menyampaikan berita buruk serta keinginan untuk menyenangkan hati atasan sring kali mendorong karyawan untuk mengatakan kepada atasan mereka apa yang menurut mereka ingin didengar.

2.      Persepsi selektif

Persepsi selektif muncul karena dalam proses komunikasi baik penerima hanya melihat atau mendengar pesan berdasarkan kebuthuhan, motivasi, pengalaman dan karakteristik pribadi mereka yang lain. Ketika menerjemakhkan sandi dari pesan, penerima memproyeksikan kepentingan dan harapan mereka ke dalam komunikasi.

3.      Kelebihan informasi

Setiap pribadi memiliki kapasitas yang berbeda untuk mengolah data. Ketika informasi yang harus kita olah melebihi kapasitas pemrosesan, hasilnya adalah kelebihan informasi (information overload). Apabila seseorang memiliki informasi yang berlebih mereka cenderung untuk meembuang, mengabaikan atau melupakan informasi tersebut. Atau, mungkin mereka menunda untuk memroses lebih lanjut hingga situasi berlebih itu berlalu.

4.      Emosi

Emosi yang tengah diterima penerima ketika menerima pesan akan memengaruhinya dalam menerjemahkan pesan tersebut. Emosi seperti rasa girang atau depresi memliki potensi yang dapat menghambat komunikasi yang efektif. Dalam keadaan seperti itu kita cederung mengabaikan proses pemikiran rasional dan objektif kita serta menggantinya dengan penilaian emosional.

5.      Bahasa

Kata-kata bisa memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Umur, pendidikan, latar belakang kultural merupakan tiga variable utama yang memengaruhi bahasa yang digunakan seseornag dan defines yang ia gunakan dalam kata-kata.

6.      Kesulitan Berkomunikasi.

Sumber:

http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI._MANAJEMEN_FPEB/197207152003121-CHAIRUL_FURQON/Artikel-Organizational_Communication.pdf

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/30845/4/Chapter%20II.pdf

http://daudario.wordpress.com/2012/07/20/proses-komunikasi-dalam-organisasi/